يمكن أن يساعد إنشاء قائمة منسدلة في مايكروسوفت إكسل على زيادة كفاءة عملك. قد يكون هذا مفيدًا ، خاصةً عندما تريد من زملائك في العمل تقديم معلومات معينة قد تكون ذات صلة بالشركة. باستخدام قائمة اكسل المنسدلة ، يمكنك التحكم بالضبط في ما يمكن إدخاله في خلية من خلال منح المستخدمين خيارًا للاختيار من قائمة محددة مسبقًا.
عند إضافة قائمة منسدلة إلى خلية ، سيتم عرض سهم بجوارها. سيؤدي النقر فوق هذا السهم إلى فتح القائمة وإعطاء المستخدم خيار اختيار أحد العناصر الموجودة في القائمة. لن يوفر لك ذلك مساحة في جدول البيانات فحسب ، بل سيجعلك تبدو كمستخدم متميز وستثير إعجاب زملائك في العمل ورئيسك في العمل. فيما يلي دليل تفصيلي حول كيفية إنشاء قائمة منسدلة في اكسل.
إنشاء قائمة منسدلة في مايكروسوفت إكسل
الخطوة 1: تحديد محتويات قائمتك
1. افتح ورقة عمل Excel جديدة وضع المحتويات التي تريد أن تظهر في قائمتك. تأكد من أن كل إدخال يحتل خلية واحدة ، وأن جميع الإدخالات محاذاة رأسيًا في نفس العمود. تأكد أيضًا من عدم وجود خلايا فارغة بين الإدخالات. في حالتنا ، ستفتح القائمة المنسدلة قائمة بالمدن للاختيار من بينها.
2. بمجرد الانتهاء من تجميع القائمة ، قم بتمييز جميع الإدخالات ، وانقر بزر الماوس الأيمن عليها ، وحدد “تعريف الاسم” من القائمة التي ستظهر.
3. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة جديدة بعنوان “اسم جديد”. اختر اسمًا لقائمتك وأدخله في مربع النص “الاسم”.
4. ثم انقر على “موافق”.
الخطوة 2: إضافة قائمتك المنسدلة إلى جدول بيانات لإنشاء قائمة منسدلة في مايكروسوفت إكسل
الخطوة التالية هي إضافة القائمة المنسدلة إلى جدول البيانات. هيريس كيفية القيام بذلك.
1. افتح ورقة عمل جديدة أو موجودة حيث تريد وضع القائمة المنسدلة.
2. ثم قم بتمييز الخلية حيث تريد وضع القائمة المنسدلة. انقر فوق علامة التبويب “البيانات” ، ثم حدد رمز “التحقق من صحة البيانات” في قسم أدوات البيانات وانقر عليها.
3. سيظهر مربع التحقق من صحة البيانات به ثلاث علامات تبويب: الإعدادات ورسالة الإدخال وتنبيه الخطأ. في علامة التبويب “الإعدادات” ، حدد “قائمة” من القائمة المنسدلة “السهم”. سيظهر الآن خيار جديد بعنوان “المصدر” في الجزء السفلي من النافذة. انقر فوق مربع النص ثم أدخل علامة “=” ، متبوعة باسم القائمة المنسدلة الخاصة بك. في حالتنا يجب أن تقرأ = المدن.
يتم تحديد مربعي القائمة المنسدلة “تجاهل الفراغ” و “في الخلية” افتراضيًا. حيثما مع تحديد تجاهل الخلية الفارغة ، فهذا يعني أنه من المقبول للأشخاص ترك الخلية فارغة. ولكن إذا كنت تريد أن يحدد كل مستخدم خيارًا من الخلية ، فقم بإلغاء تحديد المربع.
4. ثم انقر فوق “موافق”. هذا هو. لقد أضفت قائمة منسدلة إلى جدول البيانات الخاص بك.
بعد اكتمال ذلك ، يمكنك الآن المتابعة إلى علامة تبويب رسالة الإدخال.
الخطوة 3: تعيين رسالة الإدخال للتحقق من صحة البيانات (اختياري)
في بعض الأحيان قد ترغب في ظهور رسالة (مع الوصف) عند النقر فوق الخلية التي تحتوي على القائمة المنسدلة. في هذه الحالة ، ستحتاج إلى النقر على مربع “إظهار رسالة الإدخال” في علامة تبويب رسالة الإدخال. حيثما ستحتاج أيضًا إلى ملء العنوان ورسالة الإدخال في المربعات الخاصة بهما. حيثما يجب أن تبدو القائمة المنسدلة الآن مشابهة للصورة التالية.
علامة التبويب الأخيرة مخصصة للتنبيه بالخطأ. بمجرد تحديده ، يرسل هذا رسالة خطأ إذا قام شخص ما بإدخال بيانات غير صالحة – بيانات غير موجودة في القائمة.